Lưu ý khi sử dụng máy chấm công vân tay?
Máy chấm công đang trở thành công cụ hữu hiệu không thể thiếu, trợ thủ đắc lực trong việc quản lý thời gian làm việc, tự động tính công, giúp giảm tải đáng kể khối lượng công việc, Ngoài ra nó còn được tích hợp như một thiết bị kiểm soát cửa ra vào đơn thuần.
Thiết bị kiểm soát cửa ra vào đang trở thành công cụ hữu hiệu, trợ giúp đắc lực trong việc quản lý thời gian làm việc, tự động tính công, giúp giảm thiểu rất lớn khối lượng công việc đáng kể của bộ phận nhân sự phải ghi chép giấy tờ trước đây, nâng cao hiệu suất lao động làm việc của cán bộ nhân viên, đặc biệt máy chấm công đang góp phần xây dựng hình ảnh mô hình làm việc chuyên nghiệp hiện đại trong mọi loại hình hoạt động hiện nay của các doanh nghiệp.
Không giống như máy chấm công thẻ giấy trước đây chỉ cần cắm điện là máy chạy được và có thể sử dụng được ngay. Hệ thống máy chấm công vân tay và thẻ từ thì hoạt động dựa trên máy tính được kết nối với các thiết bị đọc, máy tính, phần mềm xử lý và một loạt các thao tác cài đặt ban đầu thì hệ thống chấm công mới có thể đưa vào hoạt động. Nó sẽ phức tạp hơn so với máy chấm công thẻ giấy, nhưng hoạt động của nó lại đơn giản hơn rất nhiều và đem lại nhiều lợi ích hơn so với thẻ giấy, không chỉ là chấm công mà hệ thống máy chấm công còn kiểm soát được mọi sự vào của từng nhân viên, tự động chấm công hàng tháng một cách nhanh chóng và chính xác. Không phải tổng hợp lại tất các thẻ giấy để ghi chép tính công như trước sẽ rất rễ gây nhầm lẫn sai sót và có sự không công bằng.
Quy trình hoạt động của hệ thống chấm công vân tay (X628,U160,Iclock 260,…) như sau:
1. Lắp đặt máy chấm công, kết nối tín hiệu. Cài đặt phần mềm chấm công lên máy tính.
2. Khai báo User sử dụng lên máy chấm công: Khai báo mã số ID, lấy mẫu vân tay đối với Máy chấm công vân tay của từng nhân viên tối đa là 10 ngón tay nhưng để đảm bảo cho tốc độ và thời gian mỗi nhân viên chỉ cần khai báo 2 - 3 ngón vân tay là đảm bảo.
3. Khai báo các thông tin nhân sự, thông tin thời gian làm việc, phân ca trên phần mềm ứng với từng lớp công nhân viên.
Sau khi thực hiện đầy đủ các thao tác trên, có thể bắt đầu sử dụng May cham cong.
Hệ thống máy chấm công được tích hợp với kiểm soát cửa ra vào để đảm bảo an ninh, bảo vệ tài sản và con người bên trong văn phòng, xí nghiệp,... Vừa sử dụng để chấm công vừa dùng để kiểm soát an ninh tối đa lên khi sử dụng máy kiểm soát ra vào bằng vân tay, cần lên chú ý dùng ngón tay sạch không dính bẩn và nước để chấm công hay mỗi khi khai báo ra vào. Ngoài ra, thao tác đặt ngón tay cũng cần lưu ý vì khi chấm công mà đặt ngón tay không giống như ban đầu khai báo có thể dẫn đến máy khó xác nhận vân tay của bạn máy sẽ khai báo mã không hợp lệ xin thử lại. Thời gian máy xác nhận vân tay từ 1-3 giây, tuy nhiên có trường hợp đặc biệt thời gian xác nhận có thể sẽ lâu hơn.
Máy chấm công có thể lắp đặt và truyền tín hiệu trực tiếp vào mạng LAN nội bộ của các doanh nghiệp. Tuy nhiên, do mô hình hoạt động kinh doanh của các doanh nghiệp hiện nay có nhiều chi nhánh, nhiều địa điểm khác nhau trải đều trên khắp cả nước, yêu cầu quản lý dữ liệu tập trung tại một trụ sở. Để đáp ứng được mô hình này, có rất nhiều phương pháp kết nối như truyền file nén dữ liệu qua Email để tổng hợp tại một cơ sở chính, truy cập qua VPN hoặc Leased Line… hay giải pháp chấm công đa điểm qua internet, mỗi phương pháp có những ưu nhược điểm riêng, tuỳ theo quy mô và khả năng của doanh nghiệp để lựa chọn cho mình những giải pháp chấm công tối ưu nhất.
Hệ thống kiểm soát ra vào bằng vân tay đặc biệt thích hợp với mô hình văn phòng, công sở đòi hỏi mức độ bảo mật cao, không cho phép chấm hộ như Chúng ta đều biết rằng không có hai dấu vân tay trên thế giới có đặc điểm chính xác như nhau chúng ta sử dụng dấu vân tay để xác định các nhân viên trong công ty của bạn để đánh dấu sự có mặt và thời gian chính xác tham gia lao động và rất tiện khi sử dụng để kiểm soát mọi hoạt động của từng nhân viên. Với các nhà máy, do có nhiều công nhân nên số lượng máy chấm công vân tay tốt nhất phải nhiều hơn để rút ngắn thời gian chờ đợi khi chấm công hoặc sử dụng tích hợp với thẻ từ để sử dụng trong môi trường làm việc có sự bào mòn da.
Không giống như máy chấm công thẻ giấy trước đây chỉ cần cắm điện là máy chạy được và có thể sử dụng được ngay. Hệ thống máy chấm công vân tay và thẻ từ thì hoạt động dựa trên máy tính được kết nối với các thiết bị đọc, máy tính, phần mềm xử lý và một loạt các thao tác cài đặt ban đầu thì hệ thống chấm công mới có thể đưa vào hoạt động. Nó sẽ phức tạp hơn so với máy chấm công thẻ giấy, nhưng hoạt động của nó lại đơn giản hơn rất nhiều và đem lại nhiều lợi ích hơn so với thẻ giấy, không chỉ là chấm công mà hệ thống máy chấm công còn kiểm soát được mọi sự vào của từng nhân viên, tự động chấm công hàng tháng một cách nhanh chóng và chính xác. Không phải tổng hợp lại tất các thẻ giấy để ghi chép tính công như trước sẽ rất rễ gây nhầm lẫn sai sót và có sự không công bằng.
Quy trình hoạt động của hệ thống chấm công vân tay (X628,U160,Iclock 260,…) như sau:
1. Lắp đặt máy chấm công, kết nối tín hiệu. Cài đặt phần mềm chấm công lên máy tính.
2. Khai báo User sử dụng lên máy chấm công: Khai báo mã số ID, lấy mẫu vân tay đối với Máy chấm công vân tay của từng nhân viên tối đa là 10 ngón tay nhưng để đảm bảo cho tốc độ và thời gian mỗi nhân viên chỉ cần khai báo 2 - 3 ngón vân tay là đảm bảo.
3. Khai báo các thông tin nhân sự, thông tin thời gian làm việc, phân ca trên phần mềm ứng với từng lớp công nhân viên.
Sau khi thực hiện đầy đủ các thao tác trên, có thể bắt đầu sử dụng May cham cong.
Hệ thống máy chấm công được tích hợp với kiểm soát cửa ra vào để đảm bảo an ninh, bảo vệ tài sản và con người bên trong văn phòng, xí nghiệp,... Vừa sử dụng để chấm công vừa dùng để kiểm soát an ninh tối đa lên khi sử dụng máy kiểm soát ra vào bằng vân tay, cần lên chú ý dùng ngón tay sạch không dính bẩn và nước để chấm công hay mỗi khi khai báo ra vào. Ngoài ra, thao tác đặt ngón tay cũng cần lưu ý vì khi chấm công mà đặt ngón tay không giống như ban đầu khai báo có thể dẫn đến máy khó xác nhận vân tay của bạn máy sẽ khai báo mã không hợp lệ xin thử lại. Thời gian máy xác nhận vân tay từ 1-3 giây, tuy nhiên có trường hợp đặc biệt thời gian xác nhận có thể sẽ lâu hơn.
Máy chấm công có thể lắp đặt và truyền tín hiệu trực tiếp vào mạng LAN nội bộ của các doanh nghiệp. Tuy nhiên, do mô hình hoạt động kinh doanh của các doanh nghiệp hiện nay có nhiều chi nhánh, nhiều địa điểm khác nhau trải đều trên khắp cả nước, yêu cầu quản lý dữ liệu tập trung tại một trụ sở. Để đáp ứng được mô hình này, có rất nhiều phương pháp kết nối như truyền file nén dữ liệu qua Email để tổng hợp tại một cơ sở chính, truy cập qua VPN hoặc Leased Line… hay giải pháp chấm công đa điểm qua internet, mỗi phương pháp có những ưu nhược điểm riêng, tuỳ theo quy mô và khả năng của doanh nghiệp để lựa chọn cho mình những giải pháp chấm công tối ưu nhất.
Hệ thống kiểm soát ra vào bằng vân tay đặc biệt thích hợp với mô hình văn phòng, công sở đòi hỏi mức độ bảo mật cao, không cho phép chấm hộ như Chúng ta đều biết rằng không có hai dấu vân tay trên thế giới có đặc điểm chính xác như nhau chúng ta sử dụng dấu vân tay để xác định các nhân viên trong công ty của bạn để đánh dấu sự có mặt và thời gian chính xác tham gia lao động và rất tiện khi sử dụng để kiểm soát mọi hoạt động của từng nhân viên. Với các nhà máy, do có nhiều công nhân nên số lượng máy chấm công vân tay tốt nhất phải nhiều hơn để rút ngắn thời gian chờ đợi khi chấm công hoặc sử dụng tích hợp với thẻ từ để sử dụng trong môi trường làm việc có sự bào mòn da.
Không có nhận xét nào:
Đăng nhận xét